Fra overload til overblik: Sådan lykkedes implementeringen af OSdatascanner i Lyngby-Taarbæk Kommune

En case med Lyngby-Taarbæk Kommune

En case med Lyngby-Taarbæk Kommune

11. november 2024

Du kender det måske. I køber en omfattende it-løsning i jeres organisation. Ambitionerne er tårnhøje, og alle tror på projektet. Løsningen udrulles i organisationen, og her opstår udfordringen; implementeringen går langsomt, og mange ledere og medarbejdere prioriterer ikke den nødvendige tid til den nye løsning. Ikke fordi de ikke vil, men fordi de måske ikke kan se formålet med den nye løsning eller glemmer at få det gjort i en travl hverdag. It-løsningens potentiale udnyttes ikke til fulde, og alle står tilbage med en lunken følelse.

Lyder det bekendt? Det gør det i hvert fald hos os, og i Magenta har vi mange års erfaring med salg af it-løsninger til kommuner og private virksomheder. Vi ser ofte, at implementeringen går langsomt – eller i værste fald helt i stå. Det er synd – og i bund og grund også spild af ressourcer.

I Lyngby-Taarbæk Kommune har de haft bemærkelsesværdig stor succes med implementeringen af Magentas it-løsning OSdatascanner. På lidt over et halvt år har kommunen slettet 72% af de CPR-numre, der tidligere florerede i emails. Det er mange – især taget i betragtning af, at der er resultater helt tilbage fra 1998.

For at kunne inspirere andre til effektiv implementering – af OSdatascanner eller en hvilken som helst andet it-løsning – satte vi it-projektleder i Lyngby-Taarbæk Kommune Sebastian Vejlby Kreibke i stævne til en snak om, hvad man konkret har gjort for at for at lykkes med OSdatascanner.

Men lad os starte med begyndelsen….

Hvorfor OSdatascanner?

Lyngby-Taarbæk Kommune valgte OSdatascanner ud fra et ønske om at skabe en struktureret og sikker måde at håndtere data på. Ligesom alle andre kommuner modtager de i Lyngby-Taarbæk mange emails, og som Sebastian forklarer indeholder mange af disse emails følsomme persondata:

“Vi er jo sådan en kommune, der modtager 15 millioner mails om året. Og vi ved jo, at rigtig mange af dem indeholder følsomme persondata. Som kommune er vi jo også lidt bundet af, at vi har rigtig mange fagsystemer, som ikke altid er så intelligente, som man kunne ønske sig. Det betyder desværre, at vi modtager og sender rigtig mange CPR-numre og personoplysninger på mail. Med det følger et stort ansvar”.

Kommunen har erfaring med en anden scanner fra tidligere, men valgte i begyndelsen af 2024 at skifte til OSdatascanner på grund af bedre muligheder for at skabe overblik, trække statistikker og involvere ledere i oprydningen sammenlignet med deres tidligere løsning.

Projektgruppe og kontaktpersoner sikrer lokal forankring

I Lyngby-Taarbæk Kommune valgte fra begyndelsen en implementeringsmodel, der baserede sig på en dedikeret projektgruppe med nøglemedarbejdere fra både IT-afdelingen, ledelsen og kontaktpersoner i kommunens forskellige centre. Især kontaktpersonerne viste sig at være et klogt træk, for denne organisering gav fleksibilitet og sikrede, at teknisk viden blev omsat til praktisk handling i de enkelte afdelinger. Kontaktpersonerne i afdelingerne blev en slags ambassadører, som var ansvarlige for at videreformidle implementeringen. Ansvaret blev således forankret lokalt, og som Sebastian udtrykker det, har det “klart forstærket ejerskabet hos medarbejderne”.

Plakater, konkurrencer og slettecaféer

Noget af det første, projektgruppen foretog sig, var at lave interne kampagner for OSdatascanner. De sendte mails rundt, hang plakater op og udarbejdede konkurrencer, hvor afdelingerne kunne konkurrere indbyrdes. For at sikre løbende engagement og ejerskab hos medarbejderne blev der ligeledes oprettet såkaldte ‘slettecaféer’, som var en slags workshops, hvor medarbejdere kunne få hjælp til at rydde op i deres indbakker og lære, hvordan OSdatascanner fungerer. Det blev taget godt imod og har ifølge Sebastian “skabt en positiv kultur i flere afdelinger, hvor medarbejderne aktivt arbejder på at reducere gamle og overflødige mails”.

Brug af data til benchmarking

Projektgruppen delte løbende statistikker over dataoprydning med både ledere og medarbejdere, hvilket gav en høj grad af transparens og motiverede alle til at forbedre deres egen indsats. Ved at kunne sammenligne resultaterne på tværs af afdelinger blev der skabt en sund konkurrence, for som Sebastian siger “gad ingen jo ligge i bunden af den statistik”. Konkurrenceelementet gjorde, at der automatisk opstod et øget fokus på løbende oprydning, fordi de nye resultater jo også talte med i statistikkerne.

Ifølge Sebastian er netop den vedvarende dataoprydning central, og han fremhæver, at det er en af de største fordele ved at arbejde med sletning på en så struktureret måde:

“Der blev ligesom skabt en intern kulturændring hen imod mere ansvarlig håndtering af persondata. Medarbejdere er i højere grad begyndt at benytte links til fagsystemer frem for CPR-numre og persondata i mails, og vi har alle fået større forståelse for de risici, der er forbundet med digitale data. Helt konkret kan vi se, at mængden af nye mails med persondata er faldet markant”.

Checkliste: Hvad kan du konkret gøre?

Sebastian har følgende tips til andre, der står over for at skulle implementere nye it-løsninger:

Saml medarbejdere fra IT og relevante afdelinger i en projektgruppe for at sikre både teknisk og praktisk forankring. Gør kontaktpersoner i de forskellige afdelinger til ambassadører med ansvar for at videreformidle projektet og skabe ejerskab.

Lav interne konkurrencer og tilbyd workshops, hvor medarbejdere kan lære at bruge den nye it-løsning.

Del regelmæssige resultater med dine kollegaer for at motivere og skabe en sund konkurrence afdelingerne imellem.

Udnyt implementeringen til at etablere nye rutiner og øge (i det her tilfælde) medarbejdernes fokus på datasikkerhed.

Om OSdatascanner

Hvis du ikke kender OSdatascanner, så lad os lige for en god ordens skyld introducere jer for hinanden.

OSdatascanner er et effektivt scanningsværktøj, der sikrer GDPR compliance og høj datakvalitet i hele jeres organisation. Scanneren kan nemt kobles på de mange indbyggede datakilder, lokalt og i skyen. Hjemmesider, OneDrive, fildrev, Exchange, Office 365, Gmail – og der kan nemt tilføjes nye datakilder.

Implementerings-workshops

I Magenta har vi etableret en implementeringsstøttende funktion for at hjælpe nye kunder godt igang. Funktionen består af workshops, hvor vi hjælper nye kunder med at planlægge systemets udrulning. Ligeledes gennemgår vi rollefordelingen i projektgruppen, giver tips til kommunikation til organisationen, fastlægger incitamentsstrukturer for oprydning og meget mere. Under workshoppen tager vi udgangspunkt i best practices, som bygger på de erfaringer, vi har gjort os gennem en række tidligere implementeringer.

Workshopsene dækker processen fra den tekniske implementering til drift i organisationen.

Vil du vide mere om disse workshops? Kontakt Product Owner Jonatan Nørgaard Pedersen.

Kontaktperson

Jonatan Nørgaard Pedersen

Product Owner

jnp@magenta.dk

+45 91 89 68 83

OSdatascanner

Kontaktperson

Jonatan Nørgaard Pedersen

Product Owner

jnp@magenta.dk

+45 91 89 68 83

Om OSdatascanner

Hvis du ikke kender OSdatascanner, så lad os lige for en god ordens skyld introducere jer for hinanden.

OSdatascanner er et effektivt scanningsværktøj, der sikrer GDPR compliance og høj datakvalitet i hele jeres organisation. Scanneren kan nemt kobles på de mange indbyggede datakilder, lokalt og i skyen. Hjemmesider, OneDrive, fildrev, Exchange, Office 365, Gmail – og der kan nemt tilføjes nye datakilder.

Implementeringsworkshops

I Magenta har vi etableret en implementeringsstøttende funktion for at hjælpe nye kunder godt igang. Funktionen består af workshops, hvor vi hjælper nye kunder med at planlægge systemets udrulning. Ligeledes gennemgår vi rollefordelingen i projektgruppen, giver tips til kommunikation til organisationen, fastlægger incitamentsstrukturer for oprydning og meget mere. Under workshoppen tager vi udgangspunkt i best practices, som bygger på de erfaringer, vi har gjort os gennem en række tidligere implementeringer.

Workshopsene dækker processen fra den tekniske implementering til drift i organisationen.

Vil du vide mere om disse workshops? Kontakt Product Owner Jonatan Nørgaard Pedersen.

Læs mere om OSdatascanner

Derfor gælder datasikkerhed også for mindre organisationer

Derfor gælder datasikkerhed også for mindre organisationer

Når Datatilsynet udsteder klager eller bøder, rammer det ofte de større organisationer, hvorimod mindre organisationer ofte går under radaren. Dette kan muligvis skyldes, at mindre organisationer tiltrækker mindre opmærksomhed og har færre kunder, der indsender klager. Det betyder dog ikke, at reglerne for datasikkerhed og GDPR ikke gælder for dem. Derfor er det også vigtigt, at man i mindre, såvel som store organisationer, har et klart overblik over, hvad reglerne indebærer, og hvilke procedurer der er nødvendige for, at de kan blive overholdt.

Hvorfor er det vigtigt at have styr på sine ustrukturerede data?

Hvorfor er det vigtigt at have styr på sine ustrukturerede data?

Vi har dem allesammen. De ustrukturerede data. De findes i mails, fildrev, chatsystemer, videoarkiver, fysiske løsark mm. De ustrukturerede data gemmer ofte på mange følsomme persondata, og er man ikke tilpas omhyggelig med at få dem håndteret efter gældende GDPR-principper, kan det have store konsekvenser for organisationen.

Hvor gemmer der sig typisk følsomme persondata?

Hvor gemmer der sig typisk følsomme persondata?

Vi ved det efterhånden allesammen; det er vigtigt, at man som organisation har styr på sine følsomme persondata. Alle, der har persondata som ansvarsområde, ved dog også, at det ikke er så enkelt, som det lyder. For at hjælpe dig godt på vej, får du her et overblik over, hvor der typisk gemmer sig følsomme persondata.

HUSET MAGENTA

VORES KONTORER

Titangade 11
DK-2200 København N
+45 3336 9696

Silkeborgvej 260, 1. sal
DK-8230 Åbyhøj
+45 3336 9699

Imaneq 32 A, 3. sal
3900 Nuuk, Grønland
+299 556675